Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Päivitetty 25.5.2018

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Opetusalan Ammattijärjestö ry (myöhemmin OAJ) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme jäsensuhteesi aikana ja sen jälkeen.

“Henkilötiedolla” tarkoitamme kaikkea sellaista tietoa, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietoon, jonka avulla voimme tunnistaa ja yksilöidä sinut.

“Arkaluonteinen tieto” viittaa mihin tahansa tietoon, joista ilmenee etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Arkaluonteisia ovat myös muun muassa henkilön terveydentilaa koskevat tiedot. OAJ voi käsitellä arkaluonteisia henkilötietojasi ainoastaan jäljempänä eritellyissä tilanteissa.

Henkilötietojen “käsittelyllä” tarkoitamme kaikkia toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan siten esimerkiksi tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä.

”Rekisterinpitäjä” tarkoittaa sitä tahoa, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. OAJ on työntekijöidensä henkilötietojen rekisterinpitäjä.

”Yhteisrekisterinpitäjä” tarkoittaa sitä, jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittävät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot (miksi ja miten henkilötietoja käsitellään), ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä ja läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen lainsäädännössä vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi. OAJ toimii yhteisrekisterinpitäjänä kohdassa 13 kuvattujen jäsenyhdistysten kanssa.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

OAJ käsittelee henkilötietojasi ammattiliittotoimintaan liittyvän laillisin toiminnan mukaisesti Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 9.2(d) artiklan nojalla seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

Jäsenrekisterin ylläpito. Jäsenistön henkilötiedoista koostuva rekisteri on OAJ:n hallinnoimien henkilötietojen pääasiallinen lähde, ja siihen tallennettuja perustietoja käytetään muiden käsittelytarkoituksien yhteydessä. Jäsenrekisterin ylläpitämiseksi käsittelemme niin henkilö- ja yhteystietoja kuin jäsen-, ammatti- ja palvelussuhdetietoja.

OAJ ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa, johon merkitään jäsenten täydellinen nimi ja osoite.

Edunvalvonta. OAJ:n toiminnan lähtökohtana on opetushenkilöstön edunvalvonta, opetushenkilöstön aseman parantaminen ja koulutuksen kehittäminen. Tämän tehtävän toimittamiseksi OAJ käsittelee erityisesti jäsentensä ammatti- ja palvelussuhdetietoja.

Jäsenyyteen liittyvien asioiden hoito. OAJ käsittelee keräämiään henkilötietoja jäsenasioiden ja jäsensuhteen ylläpitämisen vuoksi. Jäsenyysasioihin sisältyvät maksuliikennetiedot.

Jäsentilaisuuksien järjestäminen. OAJ käsittelee jäsenistönsä henkilötietoja järjestääkseen ja koordinoidakseen koulutus- ja muita tapahtumia.

Tutkimusten ja tilastojen laatiminen sekä palvelujen kehittäminen. OAJ laatii jäsenistönsä tueksi ja palvelujensa kehittämiseksi erilaisia tutkimuksia ja tilastoja, joidenka toteuttamiseksi se käsittelee jäsenistönsä henkilötietoja.

Järjestön viestinnän toteuttaminen. OAJ käsittelee sisäisen viestinnän toteuttamiseksi jäsenten yhteystietoja.

Suoramarkkinointi. OAJ harjoittaa perinteistä suoramarkkinointia jäsenistölleen ja käsittelee sen toimittamiseksi jäsenistönsä henkilö- ja yhteystietoja. Henkilötietojen käsittelyä varten sähköisen suoramarkkinoinnin toimittamiseksi OAJ kerää erikseen suostumuksen jäsenistöltään.

3. Käsittelemämme henkilötiedot

OAJ käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta vain tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää tarkemmin, mitä tietoja jäsenistä käytetään missäkin tilanteessa.

Näitä tietoja ovat jäsenten antamat tai muuten tunnistavat tiedot:

  • Henkilötiedot, kuten nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus sekä kielitiedot
  • Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollinen turva- tai luovutuskielto
  • Jäsentiedot, kuten jäsennumero, jäsenyydet OAJ:n jäsenorganisaatiossa, jäsenetutiedot, tieto mahdollisesta rinnakkaisjäsenyydestä ja työttömyyskassan jäsenyydestä, tieto jäsenluokasta, tapahtumiin osallistumistiedot sekä järjestö- ja luottamustehtävät
  • Ammattitiedot, kuten opiskelu- ja tutkintotiedot sekä erityisosaamisalueet
  • Palvelussuhdetta koskevat tiedot, kuten työnantaja-, työpaikka-, tehtävänimike-, toimiasema-, työhistoria- sekä sopimusalatiedot
  • Jäsenmaksutiedot, kuten jäsen- ja yhdistysmaksut sekä perintävaltuutustieto
  • Työnantajien ja työpaikkojen yhteyshenkilöt
  • Yhteydenottojen käsittelytiedot, kuten jäsenen itse toimittamat muut tiedot, muun muassa tiedot erimielisyysasioista.

Muiden kuin jäsenten osalta, esimerkiksi luottamusmiesten osalta käsiteltävät tiedot rajoittuvat henkilöiden yhteys- ja luokitustietoihin, joita ovat ammattiala, koulutusaste ja koulutusala.

4. Henkilötietojen lähteet

Jäsenrekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään, joko sähköisesti tai puhelimitse. Myös jäsenyhdistys voi päivittää jäsenen yhteystietoja ja tehtäviä. Tiedot luottamusmiehistä saadaan Julkisalan Koulutettujen Neuvottelujärjestö JUKO ry:ltä ja jäseniltä.

Työsuojeluorganisaatioiden tiedot saadaan jäseniltä.

Osoitemuutokset saadaan tiedostosiirtona Postista määräajoin. Jäsenten, joilla on luovutuskielto tai maistraatin myöntämä turvakielto sekä ulkomailla asuvien jäsenten tietoja ei päivitetä Postin tiedonsiirtona.

Toisesta liitosta siirtyvän jäsenen tiedot voidaan saada luovutuksena jäsenen antamalla valtakirjalla.

5. Arkaluonteisia henkilötietoja

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Ammattiliiton jäsenyyden käsittely on ainoastaan sallittu ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä, sekä käsittely saa koskea ainoastaan liiton nykyisiä ja entisiä jäseniä. Muiden arkaluonteisten tietojen käsittely on ainoastaan sallittu, mikäli käsittely on tarpeen velvoitteidemme noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan tai sosiaalisen suojelun alalla, tai nimenomaisella suostumuksellasi. OAJ:lla käsittelemme ainoastaan OAJ:n nykyisten ja entisten jäsenten ammattiliiton jäsenyyteen koskevia tietoja.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

  • Niille OAJ:n jäsenyhdistyksille, joihin kuulut ja jotka toimivat OAJ:n kanssa yhteisrekisterinpitäjänä jäsenasioiden hoitamiseksi
  • Luottamusmiehille ja työsuojeluvaltuutetuille edunvalvonnan toteuttamiseksi
  • Vakuutusyhtiölle ja työttömyyskassalle jäsenetujen toteuttamiseksi

Käytämme henkilötietojesi käsittelyssä myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esimerkiksi tekniseen ylläpitoon), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Siirrämme henkilötietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

  • OAJ:n jäsenyhdistykset
  • työnantajat
  • luottamusmiehet, työsuojeluvaltuutetut
  • teknisen ylläpidon palveluntarjoajat Akava
  • viestinnän palveluiden tarjoajat
  • jäsenyyteen perustuvien etujen palveluntarjoajat
  • Posti
  • pankit
  • viranomaiset
  • tapahtumajärjestäjät

Keräämiämme tietoja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siirrot perustuvat EU komission asettamiin mallilausekkeisiin tai perustuvat Privacy Shield-järjestelmään.

Käyttämämme palveluntarjoaja on sopimuksilla sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojesi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

7. Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelee vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia ja tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus

Lisäksi voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle).

Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Voit tehdä pyynnön yllämainittujen oikeuksien toteuttamisesta yhteydenottolomakkeella, joka löytyy yhteydenottosivulta, www.yhteydenotto.oaj.fi

9. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa, kuten kirjanpitolaissa.

Jäsenyydestä eronneista tai erotetuista tiedot säilytetään pakottavan lainsäädännön ja erillisen arkistointikäytännön mukaisesti, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen.

Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

10. Evästeiden käyttö

Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää verkkosivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla meidän evästekäytäntöömme täällä.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutosten huomaamiseksi. Tarvittaessa voimme myös ilmoittaa muutoksista suoraan sinulle.

12. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

OAJ on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:


Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
Kellosilta 7
00520 Helsinki
Tietosuojavastaava Tuomas Tuokko, tuomas.tuokko@oaj.fi

13. Yhteisrekisterinpitäjyys

Alla olevat OAJ:n jäsenyhdistykset toimivat yhteisrekisterinpitäjinä OAJ:n kanssa ja voivat myös käsitellä henkilötietojasi, mikäli olet kyseisen jäsenyhdistyksen jäsen. Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät tietojasi jäsenrekisterin ylläpitoon, edunvalvontaan, jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitoon, jäsentilaisuuksien järjestämiseen, tutkimusten ja tilastojen laatimiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja järjestön viestinnän toteuttamiseen

Lastentarhanopettajaliitto LTOL
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki


Helsingin opettajien ammattiyhdistys HOAY
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki


TOOL ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki


Suomen kauppa- ja kulttuuriopettajat ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki


Suomen Opettajaksi Opiskelevien Liitto SOOL ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki


Opetusalan seniorijärjestö OSJ ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki


PSAO:n puolesta,
Elina Byckling, pj